Vytvoření a publikace nového dokumentu
1 Po přihlášení do aplikace přejděte do modulu „Dokument“
2 V záložce „Publikace dokumentů“ zvolte „Nový dokument“ a po vyplnění formuláře klikněte na tlačítko „Uložit a zavřít“
Pozn. Pole „Platnost do“ může být vyplněno dodatečně. V případě neuvedení data, je při publikaci uvedeno „Nenastavena“
3 Následně klikněte na tlačítko „Publikovat“
V tomto kroku doplňte formulář podle Vašich potřeb
- Pole „Diskuze“ – v případě zaškrtnutí této volby dáte možnost účastníkům vyjádřit se k publikovanému dokumentu
- Pole „Upozornění“ – zde máte možnost nastavit, zda se má odeslat informace o publikování dokumentu příslušnému pracovníkovi na emailovou adresu. Také můžete zaškrtnout, zda se má odeslat upozornění na nepotvrzený dokument (týká se osob, u kterých je vyžadováno potvrzení).
- Pole „Ověřit seznámení“ – tato funkcionalita slouží k prověření informací, které jsou obsaženy v dokumentu pomocí vytvořeného testu (viz. Kapitola Vytvoření testovacích otázek).
- Pole „Pracovníci“ – v tomto poli máte možnost zvolit pracovníky, od kterých je vyžadováno potvrzení o přečtení a dále pracovníky, kteří mají dokument pouze „Na vědomí“
Dokument lze tedy publikovat 2 způsoby:
- Budete vyžadovat potvrzení
- Dokument rozesíláte pouze na vědomí – Pokud dojde k označení dokumentu pouze na vědomí, pak není nutné vyplňovat termín potvrzení.
* typ dokumentu můžete nastavit v modulu Administrace v pohledu Nastavení aplikace.
4 Tlačítkem „Publikovat“ rozešlete vytvořený dokument příslušným pracovníkům.
5 Dokument, který jste publikovali, najdete v sekci „Publikované dokumenty“
6 V záložce „Kontrola stavu publikace“ v pohledu „Kontrola stavu publikace“ naleznete aktuální stav publikovaného dokumentu
V případě, že jste si nenastavili při publikaci dokumentu „Platnost do“, je možné ji prostřednictvím tlačítka „Upravit platnost“ doplnit. Veškeré změny v platnosti jsou zaznamenány v kartě publikace dokumentu.
7 V záložce „Kontrola stavu publikace“ v pohledu „Pracovníci/Organizační struktura“ lze po výběru konkrétního pracovníka zobrazit seznam všech publikovaných dokumentů.
* Tato pole jsou povinná